【仕事が終わらないと悩んでいる人へ】原因と解決策について解説

nabechang007

全てのビジネスマンの共通の悩みと言えば皆さん口にするのが。。。

仕事が終わらない!

仕事の関係で様々な人と接する機会がありますが、この言葉を本当によく耳にします。

「一生懸命仕事をこなしても量が多すぎて終わる気がしない」とか、「次から次へと仕事を言われて全然減らない」とか、「この人数でそれだけの案件こなせるわけない」とか、抱えている思いは人それぞれ。

かく言う僕も、ひとりで会社を運営しているかの如く毎日終わらない仕事に追われています。

この記事では、そんな終わらない仕事を抱え続けている僕が自分なりに実践したり考えたりしていることについてお話したいと思います。

皆さんの日頃の悩み解消の一助になれば幸いです。

そもそもなぜ仕事が終わらないのか?

そもそもなぜ仕事が終わらないという事態に陥るのでしょうか?

原因について考えてみましょう。

ひとりで仕事を抱えすぎる

仕事が終わらないと悩んでいる人を端から見ていて感じるのがこの「ひとりで仕事を抱えすぎる」ということです。

仕事をひとりで抱えてしまっている人は、「俺じゃなきゃできない」と勝手に思い込んでいる場合が多いように感じます。

チームで仕事をしている場合でも、この「俺じゃなきゃできない」という思いが邪魔をして、メンバーに協力を仰ごうとしません。

このような心理状態が「仕事が終わらない」と感じる原因の1つです。

でも、正直その仕事は俺にしかできないと思い込むのは勘違いです。仕事というのはひとりでは決して完結しておらず、様々な人の協力のもと遂行されています。

つまり、仕事をひとりでやっているつもりでも、気付かないところで様々な人がフォローをしてくれているのです。まずは、それに気付かなければいけません。

他の人とコミュニケーションを取らない

仕事が終わらないとボヤいている人は他の同僚や上司とあまりコミュニケーションをとっていません。

そんな人は周りを信用せず自分の力で全て解決しようとして時間が経ち、結局締め切りや納期に間に合わないという事態に陥っています。

その人にとって難しい仕事であっても、他の人にとっては朝飯前ということもよくあります。もうすでに同じような書類や図面が別の仕事で作成されていて、それを使うだけですぐ終了みたいな場合もあります。

この悩んでいる時間が無駄になっています。

来る仕事を断らない

仕事が終わらないとボヤいている人は来る仕事を断らずに引き受けてしまう傾向にあります。また、自分の仕事を差し置いて他の人の仕事を自ら手を挙げて手伝おうとする人もいます。

つまり、物理的に自分の仕事量を増やしてしまっているということですね。

確かに、会社の収益を上げる為に仕事を一生懸命取ってくる営業に対して、「これ以上仕事を取ってくるな」というのも難しいですし、会社存続のためにどうしても上層部は無理をしてでも仕事を獲得しようと躍起になります。

仕事が無くなると明日が無いという状態よりかは、仕事と未来がある方が良いのは間違いではありません。

ただ、ひとりができる仕事の量というのは限りがあるのもまた事実、言われるがままに仕事を引き受けてしまっていては、やはり「仕事が終わらない」という状況に陥ります。

慢性的な人手不足

これは組織的に問題があることですが、今ある仕事環境に対して絶対的に人が足りていない・人員配置が適切でないというところが、個々の仕事量が増えている原因になっています。

「この案件数をこの人数でこなすの?」という思いは僕も含めて現場側の人間はいつも感じていることです。現状の仕事量に対して現場側の判断で人員を配置しようにも、物理的に人間が足りなければ個々の仕事量が増えるのは当たり前です。

かといって、現場の人員を潤沢に配置してくれるケースは殆どなく、逆に人員削減されてしまったり、人の異動で抜けた穴を埋めずにそのままにされたりと、慢性的な人手不足に陥っている会社が多いです。

個人の能力に頼り過ぎる

これも組織的な問題ですが、個人の能力に頼りきって属人的な仕事の進め方になっているという点も挙げられます。

個人の能力に頼りきっている管理者は、仕事を丸投げにしアフターフォローを殆どしないため、結果的に個々人の負担が大きくなるという状況になり、これが仕事が終わらないという状況を作り出しています。

僕の周りにもそのような状態の人が多く、案件が集中するだけでなく他の人のトラブル対応の手伝いなど、個人の負担が相当なものになっています。

いくらその人の能力が高くても、個人がこなせる仕事量にはやはり限界があります。

仕事が終わらない状況にならないためには?

仕事が終わらないという状況にならない為の解決策について、僕が考える・実践していることについてご紹介します。

プライドは捨てる

社会人になりたての頃は右も左も分からず、目の前の仕事をこなすのに精一杯の状態だったと思いますが、10年〜15年社会人経験を積むとある程度の仕事は自分の力でこなせるようになり、自信もついてきます。

そうなってくると、自分の考えていることが正しいという心理状態になり、周囲からのアドバイスや意見に対して反感を持つようになります。僕もそうでした。

なので、新たな仕事が入ってきたとしても、周囲に相談やアドバイスを求めるような行動を取らなくなり、時間を掛けてもうまくいかず結果「炎上」といった事態に発展します。プライドが邪魔をするわけですね。

どんなに優秀な人材だったとしても、初めての仕事はうまくいかないことが多いですし、いつも以上に時間をさいてしまうことだってあります。

自信を持つことは決して悪いわけではないですが、出来ないことはできない・分からないことは分からないと、まずは素直に認めるところから始めてみましょう。

馬鹿になる

ある程度の社会人経験を積むと、仕事全体の流れが把握できるにようになり、専門的な知識や技術も身に付いてきます。

すると、自分の知識や経験を鼻にかけるようになり、それが態度に表れることで周囲への印象が悪くなってしまいます。もちろん全ての人がそうではありませんが。

ただ、周囲に対してそのような態度を取ってしまうと、周囲の人の協力しようという気持ちが削がれてしまい、孤立状態に陥ってしまいます。いわゆる総スカンを食らってしまっている状態です。

僕の職場にもそのような傾向の人がいて、周りから積極的な協力を得られていない状態が続いています。

なので、自分がよく知っているような事柄でも知らないふりをして、逆に教えてもらおうというようなスタンスで周囲と接すると案外うまく人間関係がまわります。

そうすることで周囲から仲間意識を持ってもらえて協力を得やすくなります。

賢いふりではなく馬鹿なふりをしましょう。

同僚や同じチームのメンバーに悩みを話す

仕事が多くてどうしようもないときは、会社の同僚や上司、同じチームのメンバー、時には懇意にしているメーカーや商社の担当者の人等に相談をしてください。

周囲との人間関係がうまくいっていれば、必ず何かしらの手助けを得られるはずです。

人によっては、担当している仕事とは全く関係のない顧客の担当者に相談して問題解決する人もいます。信頼関係がしっかり出来ているからこそですね。

ひとりに出来ることには限界があります。積極的に周囲に相談してください。

積極的に人に仕事を振る

自分の仕事を他の人に任せられるのであれば、積極的に割り振ってできる限り自分の負荷を減らすようにしましょう。

仕事を割り振る相手は会社の同僚や事務員だけでなく、協力会社の方など他社の人も含まれます。

他の人に仕事を振るのはかなり気を遣います。手をわずらわせて申し訳ないなという気持ちもあれば、任せて大丈夫かなといった心配の気持ちなど、実に様々な思いが交錯します。

自分がやった方が早いとか、他の人のクオリティに満足出来ないといった理由で他者に仕事を振らない人もいますね。

そのような人は仕事へのこだわりが強く、完璧主義者の場合が多いです。少しのことでも気に入らなくて、何度もやり直させたり自分でやってしまったりして、結局仕事量が減っていないという状態になっています。

こだわることは良いことですが、客先が求めていないところに対して常に100点を目指す必要はないと思います。周りに振った仕事の出来がある程度のレベルに達していれば許容して次に進めてください。

そうすることで段々周囲のレベルも上がっていき、自分がこなすべき仕事量も減っていきます。

最低限のフィードバックはしつつ、うまく周囲を活用してください。

無理とはっきり伝える

ありきたりなことではありますが大事なことです。自分の状態を鑑みて仕事が受けられないようであれば「無理」だということをはっきり伝えましょう。

ただし、ただ無理だと断るだけでは根性論を持ち出すなどして平行線をたどるといったこともありえます。なので、ただ無理だと言うだけではなく、なぜ今仕事を受けることができないのかを正直に伝え、合わせてどうすればその仕事を遂行できるのかも一緒に伝えることが重要です。

例えば、今の時期は繁忙期で直ぐに手を付けることができないが、来週であれば体が空くので着手できるとか、○○○さんならその仕事の経験があるので任せられるのではないかとか、他の部署を巻き込んで関係者を増やして対応しよう、といった具合ですね。

出来ない理由と打開策を明確にすれば、自分の負担を軽くしつつ仕事が回るようになります。

直属の上司を巻き込む

営業などから自分のキャパ以上の仕事が振られそうになったら、迷わず直属の上司を巻き込むようにしましょう。

他にも、人員の問題など自分ではどうにもならないような状況になりそうな場合でも、できるだけ早く上司に話をしてください。

直属の上司を巻き込むことで、さらにその上の人に話を持ち込んでくれたり、他部署に相談を持ちかけて応援を求めてくれるはずです。

部下から相談を持ちかけられた以上、立場的に上司はその問題を放置することはできませんし、何より話を聞いてしまった以上知らないとは言えない状況になるからです。

特に人員的なことについては、ある程度の権限を持った人物でないと解決できない問題です。小さなことでもどんどん相談して、まずは直属の上司を動かすようにしてください。

古巣に相談する

異動する前の部署や会社との繋がりがあれば、元同僚や元上司の方に相談するのも1つの手です。

僕は今でも何か困ったり分からないことがあったら、古巣の部署に連絡して相談したり情報共有をしたりしています。僕以外の同僚や上司も、そのような繋がりを今でも大切にしている方は多いですね。

相談する相手が多ければ、早く問題が解決して仕事が溜まりにくくなります。

仕事はひとりでやるものではないと自覚しよう

以上、仕事が終わらないと悩んでいる人への解決策についてお伝えしました。

仕事が終わらない状況を作り出しているのは、個人が仕事を抱え込んでしまっているのが一番の原因だと思います。

どんな仕事でも必ず複数人が関わることになりますし、どんな状況であれ、必ずあなたの周りに仲間がいます。

僕自信の仕事も部署内では僕しか行っていませんし、僕の代わりに現場を頼める人は正直社内にはいません。

でも、社外の協力会社の方々や、社内の同僚・上司など様々な人の支えがあって自分自身やってこれています。

困ったことがあれば社外の人に迷わず相談しますし、上司にもどんどん相談して自分の負担を軽くすることができています。もちろん、事務方の女性陣にも大変お世話になっています。

そうやってどんどん周囲を巻き込むことで、自分自身の負担がどんどん軽くなって仕事が溜まらない状況を作ることができます。

仕事はひとりでやるものではありません。それを自覚するところからまずは始めてみてください。

ABOUT ME
なべ
なべ
エンジニア
設備保全一筋20年の保全マン。
専門は電気であるが、機械関係の仕事にも携わっている。
6年前から営業職兼務になり、営業から設計・製作・工事・回収までを1人でこなすハードな毎日を送っている。
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