【初心者向け】客先との打ち合わせを成功させるコツ｜失敗しない進め方とポイントを解説

皆さんは客先との打ち合わせは得意でしょうか？

打ち合わせは仕事を進めていく中で、お互いの意見を整理して仕様を確認し合ったり、認識のズレや思い違いがないよう修正を加えたりと、客先とコミュニケーションをとる為のとても大事な工程の1つです。

ただし、ただ単純に回数をこなせば良いわけでは有りません。

客先の貴重な時間を頂く訳ですから、1回の打ち合わせの内容を出来るだけ濃くし、より有意義な時間にする必要があります。

客先だけではなく自分たちの労務時間や交通費も消費しますので、決してコストが掛からないものではありません。

そのため、１回１回の打ち合わせを有意義なものに出来るのであれば、回数は出来る限り少ない方が望ましいと言えるでしょう。

この記事では、客先との打ち合わせについてどのように準備して進めていけば良いのか、そのポイントについて解説していきます。

打ち合わせの意義

打ち合わせは客先とのコミュニケーションと意思や意見の共有化を図るために行います。

特に金額の大きな仕事・プロジェクトを進めて行く中では、打ち合わせは必ず必要になります。

客先とのコミュニケーションを図る

大きな仕事・プロジェクトの担当になったら、必ず客先に出向いて打ち合わせを行うようにしましょう。

それは貴方が営業職・技術職に関わらずです。

電話だけ・メールだけのやり取りでは、やはり相手がどのような人なのかがお互い分からないという状態で仕事を進めていくことになります。

一度でもお互い顔を合わせて名刺を交換しておくことで、後々のコミュニケーションが非常に取りやすくなります。

お互いの認識を再確認

仕事の受注金額が大きくなるにつれて、後で発覚すると大きくなる問題が客先との認識のズレです。

最初の段階で仕様の認識にズレがあると、後になって「そうは考えていなかった」とか「それはやってくれると思っていた」といった、お互いの認識が違うといった事態になりかねません。

これは、後工程になればなるほど問題が大きくなっていきます。

このようなことがないように、最初の段階でお互いの認識のズレを修正したり再確認したりすることが重要になります。

打ち合わせの準備

打ち合わせと言っても、取りあえず客先を訪問して何となく話をするだけ、といった中身のない内容では回数をこなしたとしてもあまり意味はありません。

お互い忙しい時間の合間をぬって打ち合わせの機会を設けるわけですから、なるべく内容の濃い打ち合わせを短時間かつ少ない回数で出来るよう、事前に準備をしておくことが大切です。

打ち合わせの議題を事前に決める

まずは客先と「何について話をするか」を事前に考えて共有しておくことが重要です。

客先からの打ち合わせの申し出であれば、「何について話をしたいのか？知りたいことは何なのか？」を事前に確認しておきましょう。

こちらから打ち合わせを持ち込むのであれば、客先に共有したい内容などを事前に考えて伝えておきます。

このように事前に議題を共有しておくことで、どのようなことを議論したいか？用意すべき資料は何か？同席すべき人を誰にするか？といった準備をお互い事前に進めておくことができます。

準備が無駄にならないよう、まずは道筋を立ておくようにしましょう。

視覚的に分かりやすい資料を準備する

客先とのアポや議題の共有化が終わったら、今度は手持ちの資料を準備します。

使える資料がすでにある場合や提出済みの仕様書等の説明などであれば、新たに資料を作成する必要は有りませんが、手持ちの資料がない場合はなるべく視覚的に分かりやすい資料を準備するようにしましょう。

文字よりも図を中心とした資料にまとめるのがベストです。

文字が多めの資料だと、こちらが喋っている間ずっと下を見て資料を読んでいる方が散見されます。

そうなるとこちらの話をあまり聞いてもらえてない状況が続いてしまうことになります。

こちらの話を優先して聞いてもらう為にも、資料はなるべく図を中心とした簡潔なものを心掛けましょう。

どうしても文字ばかりになってしまう場合は、打ち合わせが終わったあとにリマインダーとして渡すようにして下さい。

プロジェクタを活用する

もし打ち合わせでプロジェクタの準備が出来るならば、パワーポイントで簡単なスライドを準備していくのも有効な方法の1つです。

スライドで説明することにより、客先の目を全てこちら側に向けることが出来るからです。

パワーポイントでなくとも、PDF化した資料をプロジェクタで映すという方法でももちろんOKです。

メニューを事前に考える

客先と打ち合わせをする場合、進行を行うのは客先ではなくこちら側の仕事になります。

進行は同行する営業が行う場合が多いですが、営業が同行しない場合やあなたが営業職である場合は、打ち合わせをどのように進めていくか、メニューを事前に考えておくようにしましょう。

キーパーソンを決めて同行させる

打ち合わせの議題が専門的で難しい内容の場合は、必ず説明ができる担当者をキーパーソンと決めて同行してもらうようにしましょう。

自分自身で説明できれば問題ありませんが、特に技術的な内容については、実際に作業を行うエンジニアでなければ、細かな部分や難しい部分が説明できないケースがあります。

打ち合わせの場で客先から追加の宿題をもらわないようする為にも、キーパーソンを事前に決めて、説明や回答がその場で出来るよう依頼・準備をしておくことが重要です。

専門的な部分でも自分なりに理解しておく

専門的な部分の説明はキーパーソンに任せるとはいえ、自分自身も内容は理解をしておく必要があります。

完全に任せっきりにしてしまうのは避けるべきです。

「このあとはキーパーソンに全てお任せ」とそちらに丸投げしてしまうと、打ち合わせの途中から客先はキーパーソンにしか目を合わせなくなってしまいます。

これでは客先から自分に対しての存在意義が薄れて、最悪の場合、相手にされなくなってしまうこともあります。

キーパーソンの説明に無理に口を挟む必要は有りませんが、補助的に要点をまとめたり、話の流れを整理するなど、ご自身の役割を担うことが非常に大切です。

打ち合わせの実施

全ての準備が整ったら、さあ打ち合わせ当日です。

30分前には到着

打ち合わせの為にスケジュールをお互いに合わせてきているのですから、時間に遅れることは社会人としてもあってはいけません。

交通渋滞や電車の遅延など、不測の事態でも対応できるよう早めに到着するようにしましょう。

同行者と現地で待ち合わせを行う場合には、客先へ訪問する前に同行者と最終確認を行っておくことも有効です。

メニューに沿って打ち合わせを進める

客先との挨拶を済ませたら、事前に考えてきたメニューに沿って打ち合わせを進行していきます。

打ち合わせが始まると、客先は基本的に受け身に徹する場合が多いため、あらかじめ準備したメニューに沿って、積極的に仕切っていくことが重要です。

こちらが主導権を持って話しを進めていきましょう。

説明は簡潔に

打ち合わせでの説明はなるべく原稿の文字読みにならないよう、なるべく簡潔に説明するようにして下さい。

よくパワーポイントや資料の文字を１文字ずつ読み上げて説明する方がいますが、ポイントだけを完結に説明する場合でも、客先の理解度はほとんど変わりません。

客先も議題について自分たちなりに考え準備をしてきていますから、ポイントだけの説明で十分理解してもらえます。必ずしも言葉を多く並べて説明する必要はありません。

また、説明の途中で客先が疑問に思った点について質問してくる場合があります。

その場合は、一旦話を止めて都度回答するようにしましょう。

話すときは相手の顔を見ながら

打ち合わせでは、必ず相手の顔を見ながら話すようにしましょう。

人は、話の内容に興味を持てていなかったり、理解が追いついていなかったりすると、その反応が自然と表情に表れるものです。

その状態で一方的に話していても、内容が十分に伝わらず、打ち合わせ全体の質も下がってしまいます。

相手の表情や反応を確認しながら、必要に応じて客先に「ここまで大丈夫ですか？」と問いかけたり、説明の仕方を変えるなど調整するようにしましょう。

議題ごとに質問の有無を聞く

打ち合わせの議題が複数有る場合は、各議題ごとに質問がないか客先に確認するようにしましょう。

積極的に説明の途中で質問される方もおられますが、質問するタイミングを逃してしまう方もおられるため、話す側は常に客先に配慮する必要があります。

一方的な説明だけでは無く、客先からの反応を見るためにも問いかけは議題ごとに行うようにしましょう。

議事録を関係者全員に共有する

打ち合わせの議事録を作成することはもちろんですが、議事録は必ず関係者全員に共有しましょう。

議事録は打ち合わせの中で出た内容を再確認するためのものだけでなく、客先から同意を得た事項を”証拠”として残す為の重要な書類となります。

口頭だけの同意では「言った・言わない」の世界になり、後から「そんなことは言っていない」と言われたとしても、反論できる証拠が残っていないことからトラブルの原因になります。

議事録をとって客先からの承認を得ておくことで、トラブルを未然に防ぐことができます。

打ち合わせ中にボイスレコーダー等で音声を録音しておくのも有効ですが、打ち合わせが終わったら必ず文字に起こして、議事録としてまとめておくようにしましょう。

まとめ

以上、打ち合わせについて事前準備から実施までのポイントについてお伝えしました。

何事もそうですが、仕事は「段取り８割」と言われるほど事前準備が非常に大切になります。

事前準備を確実に行うことで、打ち合わせ当日にアタフタしたり何を喋っていいか分からないと言った事態は防げますし、緊張感もある程度抑えることが可能になります。

しっかり準備を行えば自信をもって打ち合わせに臨むことができます。打ち合わせに苦手意識のある方は、この記事を参考にして頂ければ幸いです。